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Merchandising y material para eventos y ferias 24h

Solución integral para ferias y eventos: rollups, photocalls, lanyards con tarjeta, totebag promocional, camisetas team, gorras staff y vasos reutilizables. Producción 24-48h y entrega coordinada al recinto.

Plazo flagship
Producción 24h
Recintos coordinados
Ifema, Fira, BEC, FIBES y Feria Valencia
Packs por colaborador
Preensamblados nominativos
Modelo POD
Test desde 25 unidades
Organizar la presencia de una empresa en una feria sectorial o un evento de marca es un ejercicio de planificación logística donde el merchandising y el material gráfico son pieza crítica. La fecha del evento es inamovible, los plazos de los recintos para el acceso de proveedores son estrictos y los márgenes de error en producción son mínimos: una camiseta del equipo que no llega o un rollup mal dimensionado pueden comprometer la imagen de la compañía durante todo el certamen. Esta guía aborda la planificación completa del material para ferias y eventos en España, desde el merchandising para asistentes (lanyards personalizados, totebag de evento, pulseras de tela, vasos reutilizables eco) hasta los elementos del propio stand (rollups, photocalls, lonas frontales, carpas con lona impresa) y el equipamiento del staff (camisetas team, gorras, polos uniformes). Incluimos los criterios para dimensionar el material según el tamaño del stand (6, 12 o 24 m²), los flujos operativos para entrega coordinada a los grandes recintos españoles (Ifema en Madrid, Fira Barcelona, BEC en Bilbao, FIBES Sevilla, Feria Valencia) y las claves de sostenibilidad que cada vez más comités organizadores y patrocinadores exigen. La producción flagship 24h y los packs preensamblados por colaborador permiten atender campañas con plazos críticos sin renunciar a la calidad de marcaje.

Resumen ejecutivo

Respuesta directa

El material para eventos y ferias se divide en tres bloques: comunicación visual del stand (rollups, photocalls, lonas, carpas), merchandising para asistentes (totebag, lanyards, pulseras, vasos reutilizables) y equipamiento del staff (camisetas team, gorras, polos, acreditaciones). Custom24 produce todas las categorías en plazo flagship 24h cuando es necesario, prepara packs preensamblados nominativos por colaborador o asistente y coordina la entrega directa al recinto: Ifema en Madrid, Fira Barcelona, BEC en Bilbao, FIBES Sevilla y Feria Valencia, cumpliendo con las ventanas horarias de carga y descarga que cada recinto impone. Para empresas que repiten edición, ofrecemos almacenamiento entre certámenes y modelo POD desde 25 unidades para test de nuevos diseños sin compromiso de tirada larga.

Material gráfico del stand: rollups, photocalls, lonas y carpas

El rollup es la pieza más versátil y transportable de un stand. Se compone de una base enrollable con mecanismo retráctil y una lona impresa que se eleva al desplegarlo. Los rollups estándar miden 85 x 200 cm; los premium llegan a 100 x 240 cm con base de aluminio reforzado. El diseño debe contemplar una zona segura inferior de 20 cm que queda parcialmente oculta por el mostrador del stand y, sobre todo, mantener los mensajes clave en la mitad superior, donde la mirada del visitante se posa primero.

El photocall o backdrop es la pared gráfica de fondo, fundamental para fotografías corporativas, redes sociales del evento y branding de las entrevistas a medios. Las medidas más habituales en ferias españolas son 2,3 x 2,3 m (formato media pared) y 3 x 2,3 m (formato pared completa). Se construyen con estructura tubular plegable de aluminio y lona textil tensada con dye-sublimación, que evita reflejos en fotografía y permite plegado compacto en bolsa de transporte.

Las lonas frontales del mostrador y las lonas colgantes del techo del stand cierran la identidad visual desde cualquier ángulo del pasillo. Para presencias outdoor (eventos urbanos, lanzamientos en plaza, festivales) recomendamos carpas plegables 3x3, 4x4 o 6x3 m con lona impresa en techo y faldones laterales: producción habitual 7-10 días por la complejidad del corte y costura, salvo modelos en stock que sí entran en flagship 48h.

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Photocall y backdrop

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Lanyards personalizados con tarjeta

Cordones poliéster 15-20 mm con clip y portatarjetas PVC para acreditación. Impresión sublimada a todo color, también bilingüe.

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Totebag promocional evento

Totebag algodón 140-220 gr o RPET reciclado con asas largas. Imprescindible para entregar el welcome pack del asistente.

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Camisetas team staff

Camisetas técnicas o algodón con marcaje DTF o serigrafía. Tallaje completo y posición visible para identificar staff durante el evento.

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Gorras staff y asistente

Gorras 5 o 6 paneles con bordado frontal o impresión digital. Para staff bajo el sol en eventos outdoor y como obsequio asistente.

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Pulseras tela y silicona

Pulseras tela tipo festival con cierre snap o silicona grabada. Control de accesos por días o áreas y merchandising de marca.

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Vasos reutilizables eco

Vasos PP reutilizables 33 o 50 cl serigrafiados. Reducen plástico de un solo uso y cumplen requisitos de sostenibilidad de los recintos.

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Stand pequeño 6 m² vs medio 12 m² vs grande 24 m²: qué llevar

Recomendación de material gráfico y merchandising según el tamaño del stand contratado en feria. Aplicable a ferias estándar de 8 horas durante 3 días con flujo medio.

ParámetroStand 6 m² vs Stand 12 m² vs Stand 24 m²
Rollups1-2 unidades vs 2-3 unidades vs 4-6 unidades
Photocall / backdropBackdrop 2,3 m vs Photocall 3 m + lateral vs Wall completa 4-6 m + segunda zona
Lona frontal mostrador1 lona 1 m vs 1-2 lonas 2 m vs 2-3 lonas + lona colgante techo
Lanyards estimados200-400 unidades vs 500-800 unidades vs 1.000-2.500 unidades
Totebag evento150-300 vs 400-700 vs 1.000-2.000
Staff con uniforme2-3 personas vs 4-6 personas vs 8-15 personas
Vasos reutilizables (catering)100-200 vs 300-500 vs 600-1.500
Plazo recomendado planificación3 semanas vs 4-5 semanas vs 6-8 semanas

Cómo funciona

  1. Briefing con fechas críticas

    Recogemos día y hora de inicio del montaje, ventana de carga y descarga del recinto, número de asistentes esperados y staff a uniformar. Validamos plazos contra calendario real.

  2. Diseño hero y adaptaciones

    Creamos el visual hero del evento (clave gráfica) y adaptamos a todos los soportes: rollup, photocall, lona, lanyard, totebag, camiseta. Mockup unificado para validación rápida.

  3. Producción 24-48h flagship

    Producción simultánea en plantas distintas de gran formato (rollups, lonas, photocall) y merchandising (textil, totebag, lanyards). Control de calidad por categoría.

  4. Packing por categoría y por colaborador

    Embalaje separado por uso: cajas etiquetadas para staff de stand, cajas para entrega a asistentes, packs nominativos preensamblados con nombre y talla por colaborador.

  5. Entrega coordinada al recinto

    Entrega directa a Ifema, Fira Barcelona, BEC, FIBES o Feria Valencia respetando ventana horaria de carga, número de stand, persona de contacto en montaje y documentación de acceso al recinto.

Sostenibilidad, packs preensamblados y logística post-evento

Los grandes recintos españoles llevan varios años incorporando criterios de sostenibilidad como condición de acceso o como factor diferenciador en concursos y patrocinios. Ifema y Fira Barcelona, en particular, exigen reducción de plástico de un solo uso en zonas de catering, bonifican stands con material reutilizable certificado y pueden requerir plan de retirada de residuos al cierre del certamen. Custom24 ofrece tres líneas alineadas con estos criterios: vasos reutilizables PP que sustituyen al vaso desechable, totebag de algodón orgánico GOTS o RPET reciclado con etiqueta de trazabilidad, y lanyards de bambú o RPET que reemplazan al cordón de poliéster virgen. Todo el material gráfico (rollups, photocalls, lonas) puede solicitarse con lona PVC libre de ftalatos o, en eventos premium, con lonas textiles 100% poliéster reciclado y dye-sublimación, sin laminados PVC.

La logística post-evento es el segundo eje de optimización. Para empresas que repiten certamen año tras año (mismo stand, mismo concepto), almacenamos en nuestras instalaciones todo el material no fungible (rollups, photocall, lonas, carpas plegables) entre ediciones, evitando producir nuevo material y reduciendo coste y huella de carbono. Cuando hay reutilización, la única producción anual nueva suele ser el merchandising consumible (totebag, lanyards, vasos), lo que permite invertir más presupuesto unitario en productos de mayor valor percibido. Los packs preensamblados se entregan en cajas etiquetadas con nombre del colaborador o asistente, listos para distribuir nada más abrir el recinto y minimizando el trabajo de montaje del equipo en sitio.

Preguntas frecuentes

¿Entregáis directamente en Ifema, Fira Barcelona y BEC?
Sí. Custom24 entrega directamente en los principales recintos feriales españoles: Ifema (Madrid), Fira Barcelona Gran Via y Montjuïc, BEC Bilbao Exhibition Centre, FIBES Sevilla y Feria Valencia. Cada recinto tiene su normativa de acceso de proveedores con ventanas horarias estrictas durante los días de montaje (habitualmente 8:00-20:00 con cita previa) y datos obligatorios: número de pabellón y stand, persona de contacto presente en montaje, matrícula del vehículo de transporte, peso aproximado de la carga y número de bultos. Necesitamos estos datos al menos 72h antes del montaje para tramitar el pase del transportista. La entrega se realiza en el propio stand o en zona de tránsito común si el stand aún no está montado, con firma del responsable y reportaje fotográfico de entrega.
¿Podéis preparar packs nominativos por staff o asistente?
Sí. Es uno de nuestros servicios más demandados. Recibimos del cliente una hoja Excel o CSV con la lista de colaboradores o asistentes (nombre, cargo, talla en caso de textil, idioma de la acreditación si es bilingüe) y preparamos cajas individuales con etiqueta exterior personalizada. El contenido típico de un pack staff es camiseta con talla, lanyard con tarjeta nominativa, gorra y totebag; el pack del asistente premium o ponente puede incluir totebag, libreta, bolígrafo, vaso reutilizable y dossier impreso. Este servicio elimina el caos del primer día: el responsable simplemente reparte cajas etiquetadas con nombre. El sobrecoste por pack ensamblado oscila entre 1,50 € y 3 € según componentes y se amortiza con creces en el tiempo del staff de stand que se ahorra el día del montaje.
¿Tenéis mínimo POD para hacer un test antes de la tirada larga?
Sí. Para clientes que quieren validar diseño, calidad o respuesta del público antes de comprometerse con tirada larga, ofrecemos modelo print on demand desde 25 unidades en categorías clave: camisetas (DTF), totebag (DTF o serigrafía digital), tazas (sublimación), libretas (impresión digital). En lanyards el mínimo POD es 50 unidades por la naturaleza de la sublimación. En gran formato (rollup, photocall) no aplica POD ya que son piezas únicas. Recomendamos hacer test al menos 3-4 semanas antes del evento para tener margen de iterar el diseño y, una vez validado, lanzar la tirada larga con plazo cómodo. El precio unitario en POD es entre un 25% y un 40% superior a la tirada estándar, pero permite reducir riesgo en lanzamientos de marca o nuevos eventos.
¿Qué opciones sostenibles tenéis para eventos sin plástico?
Tenemos línea completa de merchandising de evento con criterios de sostenibilidad: **totebag de algodón orgánico certificado GOTS** o **RPET reciclado** a partir de botellas PET; **lanyards de bambú o RPET** con clip de aluminio en lugar de plástico; **vasos reutilizables PP** 33 y 50 cl serigrafiados que sustituyen vaso desechable; **camisetas algodón orgánico** GOTS y poliéster reciclado para staff técnico; **pulseras de tela** RPET en lugar de pulseras de silicona. En gran formato ofrecemos **lonas textiles 100% poliéster reciclado** con dye-sublimación y sin laminado PVC, totalmente reciclables al final de su vida útil, y **rollups con lona reciclada** o lonas tipo blockout polipropileno. Bajo petición, certificados de origen y trazabilidad para presentar al comité de sostenibilidad del evento o como evidencia ESG en informes corporativos.
¿Cuál es el plazo crítico para llegar a tiempo a un evento?
Recomendamos planificar el material para evento con al menos 3-4 semanas de antelación al día de montaje, tiempo razonable para producir merchandising de tirada media (300-1.500 unidades) más gran formato y prever un margen de revisión y posibles ajustes. Si la fecha del evento no permite ese plazo, contamos con producción flagship 24-48h disponible para piezas críticas (rollup, lona frontal, lanyards en cantidad media, totebag con marcaje digital, camisetas DTF). El plazo absolutamente crítico no recomendado es entregar el día del montaje en el recinto sin margen de incidencia: una avería en transporte o un error de packing detectado en sitio puede dejar el stand sin un elemento clave. Aconsejamos siempre cerrar producción 48-72h antes del montaje y entregar al cliente o a almacén interno antes del traslado al recinto.
¿Almacenáis el material entre ediciones de la misma feria?
Sí. Para clientes que repiten edición de un certamen y conservan el mismo concepto visual (rollups, photocall, carpa, lonas), ofrecemos almacenamiento en nuestras instalaciones entre ediciones. El servicio incluye recogida del material al cierre del evento, limpieza superficial y revisión de estado, almacenamiento en condiciones controladas (sin humedad ni exposición a luz directa) y entrega de regreso al recinto en la siguiente edición. La tarifa de almacenamiento es muy inferior al coste de producir nuevo material cada año y reduce significativamente la huella de carbono asociada a la presencia ferial. Lo que sí se reproduce año a año es el merchandising consumible (totebag, lanyards, vasos), donde puede actualizarse el claim, las redes sociales del evento o la imagen sin afectar al gran formato reutilizado.
¿Hacéis lanyards bilingües o multilingües para ferias internacionales?
Sí. Las ferias internacionales celebradas en España (Fitur, Mobile World Congress, Hostelco, Smart City Expo) suelen requerir lanyards y acreditaciones bilingües español-inglés y, en algunos casos, trilingües con catalán u otros idiomas. Producimos lanyards personalizados con sublimación a doble cara, lo que permite poner texto en español en una cara y en inglés en la otra, o combinar idioma con función (idioma en cara visible, datos del patrocinador en cara interior). La tarjeta de acreditación nominativa la imprimimos en PVC con plantilla bilingüe que se rellena por nombre desde un fichero CSV: nombre del asistente, cargo, empresa, idioma preferido. Cierres tipo lanyard también disponibles con código QR personalizado por persona para integrar con sistemas de check-in y trazabilidad.
¿Qué pasa con el material al final del evento, se desmonta y recicla?
Al cierre del evento existen tres flujos posibles para el material. **Reutilización en próxima edición**: el cliente o nuestro equipo retira el material reutilizable (rollup, photocall, carpa, lonas reciclables) y se almacena hasta el próximo certamen. **Donación a entidades**: totebag, camisetas y vasos reutilizables sobrantes pueden donarse a ONGs y entidades sociales con las que trabajamos, opción cada vez más demandada en informes ESG. **Reciclaje selectivo**: el material no reutilizable se segrega por categoría (PVC de lonas, PP de vasos, poliéster de lanyards, papel de impresos) y se entrega a gestor autorizado de residuos para tratamiento conforme a la normativa. Custom24 emite certificado de gestión de residuos con número de gestor autorizado, documento útil tanto para el cumplimiento legal como para reportes de sostenibilidad corporativa.